Hvilke dokumenter trenger apostille?
For at et norsk offentlig dokument skal ha gyldighet i utlandet må det påføres et apostillestempel. Dette gjelder f.eks. ved ekteskapsinngåelse i utlandet når en av partene er norsk statsborger, eller ved kjøp eller salg av eiendom i utlandet.
NB! Dersom dokumentet bare skal brukes i Norden, er det tilstrekkelig med notarialbekreftelse (se nedenfor). Informasjon om dokumenter som skal brukes i øvrige land, finner du under Legalisering nedenfor.
Før apostillestempelet kan settes, må dokumentet notarialbekreftes. Apostillestempelet er en legalisering av dokumentet og bekrefter at underskriften til notarius publicus er ekte.
Hvilke dokumenter må notarialbekreftes?
Alle oversettelser som skal legaliseres for bruk i utlandet, skal først notarialbekreftes. For notarialbekreftelsen faktureres det 25 % av et rettsgebyr (i 2017 kr 1049/4 = kr 262) per dokument.
Notarius publicus bekrefter ikke riktigheten av en oversettelse, kun oversetterens underskrift. Ideelt sett skal notarialembetene i Norge følge forslaget til notarialbekreftelsestekst som Statsautoriserte translatørers forening har sendt Justisdepartementet. Den engelske teksten lyder slik:
As Notary Public in (sted), Norway, I hereby certify that the signature on this document is that of (Mr/Mrs/Ms translatørens navn) who is known to me to be a Government-Authorized Translator in [språket].
Forslaget omfatter tekster på engelsk, fransk, spansk og tysk. Oslo byfogdembete og Bergen byfogdembete benytter bekreftelser med tilsvarende ordlyd. Translatører på stedet kan registrere sin underskrift ved embetet og må samtidig fremvise sin translatørbevilling (original) og en prøve på sitt stempel.
Hensikten og praksisen med notarialbekreftelse
Hensikten med en notarialbekreftelse er å bekrefte at en underskrift er ekte. Her er det store forskjeller mellom Norge og andre land, f.eks. i Sør-Europa, der private notarer må forholde seg til mye strengere regler enn her.
Deponering av statsautoriserte translatørers underskrift annethvert år er en «tjeneste» som notarius publicus-kontoret i Oslo tilbyr oss (og alle andre), slik at vi skal slippe å møte opp selv hver gang vi trenger en bekreftelse.
Det er bare profesjonelle organisasjoner/foretak som kan deponere sin underskrift, ikke privatpersoner.
Formuleringen som brukes på dokumenter fra statsautoriserte translatører, og den som kommer fra andre, er forskjellig. For de som ikke er statsautoriserte, finnes det en standardformulering der notarius publicus tar forbehold om innholdet i oversettelsen (altså bare bekrefter underskriften).
Det er en gråsone der omtrent hvem som helst kan oversette, stemple (med eget stempel), underskrive, gå gjennom notarius publicus og dermed eventuelt bli ansett som offisielle, godkjente og autoriserte oversettere. Notarius publicus i Oslo, som STF har hatt møter med, oppfatter dette som et problem, men ser ikke helt hva de kan gjøre med det. De innrømmer imidlertid at det er et problem at folk i andre land med andre administrasjonssystemer ikke vet hvordan notarius publicus-ordningen i Norge fungerer, og dermed tror det er oversettelsens innhold og kvalitet som er bekreftet, og ikke bare underskriften. Formuleringen som notarius publicus påfører dokumentet, finnes i tillegg bare på norsk og engelsk.
Når det gjelder samarbeid mellom de forskjellige notarius publicus-kontorene i Norge, er praksisen litt forskjellig. I utgangspunktet er de ikke villige til å samarbeide med andre notarius publicus-kontorer, da dette er et lokalt ansvar som ikke kan/bør forplikte andre, selv innenfor samme system.
Hva menes med legalisering?
Dokumenter som skal brukes i utlandet utenom Norden, må påføres et apostillestempel (legaliseres). Legalisering betyr en bekreftelse av en norsk offentlig funksjonærs underskrift på et dokument som viser at vedkommende er innehaver av stillingen som er angitt i dokumentet, og dermed har rett til å utferdige et slikt dokument.
– Legalisering av Fylkesmannen
Fylkesmannen setter apostille på (bekrefter lovligheten av) alle offentlige dokumenter fra Norge som blir oversatt til andre språk av statsautoriserte translatører (dokumentet kan i utgangspunktet være på andre språk enn norsk – for eksempel engelsk – så lenge det kommer fra Norge).
Dokumentene skal først notarialbekreftes hos notarius publicus. Fylkesmannen legaliserer dokumenter så lenge de skal brukes i land som har undertegnet den såkalte Haag-konvensjonen, dvs. cirka 110 land. En liste over land som har undertegnet denne konvensjonen, finner du her.
For de landene som ikke er med (for eksempel Canada, Algerie, Marokko, Egypt eller Tunisia), må dokumentet legaliseres av UD (Utenriksdepartementet).
Fylkesmannen tar ikke imot dokumenter oversatt av en uautorisert oversetter. Fylkesmannen setter bare apostille på dokumenter som er notarialbekreftet og oversatt av statsautoriserte translatører. En oversikt over fylkesmennene i Norge finner du her.
– Legalisering av UD
Dokumenter som skal brukes i land som ikke har undertegnet Haag-konvensjonen, må legaliseres av Utenriksdepartementet. Fremgangsmåten er som følger: Dokumentet bekreftes av notarius publicus, deretter av Utenriksdepartementet og så av det enkelte lands ambassade som er akkreditert til Norge.
Stempler statsautoriserte translatører andres oversettelser?
Ved å stemple en oversettelse bekrefter translatøren at oversettelsen er en pålitelig gjengivelse av originalen, eventuelt av en kopi av originalen, men da må dette angis. Translatøren forpliktes av underskriften og stemplet som påføres, uansett hvem som har utført selve oppdraget. Mange translatører nekter derfor å stemple andres arbeid, eller gjør det bare etter å ha forsikret seg nøye om at oversettelsen er utført i tråd med egne standarder.
Hvordan kan jeg bli statsautorisert translatør?
Autorisasjonen som statsautorisert translatør er et ferdighetsbevis og ikke et resultat av et studium med pensum og etterfølgende eksamen. Nærmere opplysninger om gjennomføring av translatøreksamen, det som nå kalles autorisasjonsprøve i oversettelse, språkene som tilbys hvert år, og kurstilbudet finner du på nettsiden til Institutt for fagspråk og interkulturell kommunikasjon ved NHH. Utenlandsk translatørautorisasjon kan i enkelte tilfeller godkjennes etter søknad. Informasjon om dette finner du under Utenlandsk translatørautorisasjon på samme nettsted.
